Pedoman pembuatan abstrak

               Bila kita ingin menghadiri konferensi internasional, kemungkinan besar kita diminta mengajukan abstrak untuk mendapatkan dana. Abstrak kita akan dinilai sebagai cara seleksi peserta yang akan didanai. Oleh karena itu, keterampilan membuat abstrak yang baik adalah sangat penting bila kita ingin sosialisasikan prestasi kita. Membuat abstrak bukan sekadar proses penulisan. Proses mulai dengan bekerja dan belajar dari pekerjaan, serta membagi apa yang kita belajari dengan yang lain.

Abstrak adalah ringkasan dari dokumen, bukan dokumen sendiri. Sebuah abstrak untuk konferensi harus lengkap, berdiri sendiri, memberi gambaran yang jelas mengenai apa yang dilakukan, tantangan yang dihadapi, dan dampaknya pada orang lain. Walaupun abstrak sering dianggap sebagai persyaratan untuk mengikuti konferensi, keterlibatan tersebut memberi kesempatan pada kita untuk membagi pengalaman kita, dan prestasi kita. Sebetulnya abstrak boleh dianggap sebagai iklan organisasi kita dan upaya pemasaran program kita. Ingat bahwa, walaupun kita dapat mempresentasi secara oral atau poster, sebagian besar peserta tidak akan menghadiri presentasi kita, dan hanya akan mengetahui hasil kita melalui buku penerbitan abstrak atau CD-ROM.

Bentuk abstrak

Setiap abstrak mempunyai bentuk yang serupa:

1. Judul: Apa?

2. Latar belakang: Mengapa?

3. Gambaran: Kapan? Di mana? Bagaimana? Berapa?

4. Kesimpulan: Solusi/Pelajaran

Perhatikan bahwa abstrak yang baik mengikuti asas jurnalistik, dengan mengandung “5 W, 1 H”:

• Who = Siapa?

• What = Apa?

• Why = Mengapa?

• When = Kapan?

• Where = Di Mana?

• How = Bagaimana?

...ditambah “1 H” lagi:

• How many = Berapa?

Unsur abstrak

Setiap konferensi mempunyai bentuk berbeda. Perhatikan bahwa abstrak untuk konferensi yang kita ingin ikuti mungkin berbeda dengan pedoman ini. Namun selalu penting kita tidak sekadar melaporkan kesuksesan; pembaca/peserta belajar lebih banyak dari kegagalan atau ketidakberhasilan, agar tidak melakukan kesalahan dalam proyek serupa. Untuk ICAAP ke-9, bentuk berikut ditentukan oleh panitia untuk abstrak umum (kecuali yang membahas penelitian ilmiah):

1. Masalah (Issues): pernyataan singkat yang merangkum masalah yang dihadapi oleh

abstrak

2. Proyek (Project): gambaran singkat mengenai proyek, pengalaman, layanan, penelitian

dan/atau advokasi

3. Hasil (Results): gambaran singkat mengenai hasil proyek

4. Pelajaran yang Diambil (Lessons Learned): (tidak lebih dari 5 baris teks) ringkasan mengenai pelajaran yang diambil dan implikasinya

Biasanya ada batas jumlah kata yang dapat dipakai, sering 200 atau 250; memang pada ICAAP ke-9 batasnya adalah 200 kata, tidak termasuk judul dan subjudul. Keterbatasan tersebut berarti kita harus singkat. Namun kita harus menghindari singkatan atau akronim yang tidak baku. Bila dipakai, jelaskan artinya pada waktu pertama kali dipakai. Hindari kalimat yang panjang. Pastikan setiap bagian seimbang,

dan saling sesuai dengan hubungan yang logis.

Abstrak yang baik

Fisik:

􀀹 Singkat

􀀹 Indah

Isi:

􀀹 Clear (Jelas)

􀀹 Complete (Lengkap)

􀀹 Concise (Singkat)

􀀹 Cohesive (Logis/Saling sesuai)

Langkah membuat abstrak

1. Imajinasi: Bayangkan kita sedang mempresentasikan abstrak pada konferensi, untuk membagi prestasi kita. Cara ini dapat memberi motivasi dan mendorong kita. Bila kita tidak dapat membayangkan kita di sana, tidak mungkin kita akan ke sana!

2. Buat jadwal: Sediakan waktu untuk merevisi abstrak sedikitnya lima kali. Jangan baru mulai satu hari sebelum abstrak harus diajukan. Dan jangan lupa kita mungkin akan membutuhkan bantuan untuk membuatnya dalam bahasa Inggris juga!

3. Tinjau pekerjaan: Cari informasi yang lengkap mengenai proyek yang akan dilaporkan. Baca laporan, wawancarai pelaku, sasaran, dll.

4. Pilih titik utama: Pasti akan tersedia terlalu banyak informasi! Informasi ini harus disaring beberapa kali. Pilih titik yang paling penting, dan buang yang hanya menarik. Secara khusus, cari unsur utama: masalah, metode, hasil, kesimpulan, dan usulan/dampak.

5. Buat draf: Buat naskah, sebaiknya tanpa baca laporan atau catatan. Jangan sekadar mengambil kalimat kunci dari laporan; jangan sekadar memakai bentuk laporan; hanya memberi informasi satu kali; hindari singkatan/bahasa LSM; coba membuatnya persis dan jelas.

6. Uji coba: Baca draf di depan teman, rekan atau keluarga.

7. Draf ulang: Memperbaiki draf berulang kali, sedikitnya 2-3 kali. Minta komentar dari rekan kerja. Setelah itu: perbaiki kelemahan dalam bentuk; perbaiki hubungan logis antara bagian; hilangkan informasi yang tidak dibutuhkan; tambah informasi baru yang dibutuhkan; hapuskan yang berteletele. Coba tidak melebihi jumlah kata dalam bahasa Indonesia; bahasa Inggris biasanya sedikit lebih singkat.

8. Terjemahan: Setelah sudah baik dalam bahasa Indonesia, terjemahkannya (dengan bantuan bila dibutuhkan). Jangan membiarkan penerjemah mengubah artinya.

9. Periksa kembali: Cetak versi akhir, cek kembali sebelum dikirim.

Pemilihan topik

Pilihan topik adalah keputusan yang paling sulit. Topik yang menarik atau luar biasa lebih mungkin dipilih untuk dipresentasikan. Biasanya terdiri dari empat sumber:

1. Ide sendiri, berdasarkan pekerjaan sendiri, apa yang langsung diamati.

2. Ide dari orang luar, berdasarkan pertanyaan atau komentar dari pengunjung atau lembaga donor.

3. Ide dari tema, jalur (track) atau kata kunci diterbitkan oleh penyelenggara konferensi.

4. Masalah hangat, misalnya buah merah atau kepatuhan untuk IDU.

Ingat bahwa topik harus sesuai dengan tema konferensi, dan dapat dicocokkan dengan track-nya. Juga jangan lupa bahwa harus ada informasi atau data yang cukup untuk mendukung topik yang dipilih.

Judul

Setelah topik ditentukan, kita harus mencari judul yang sesuai. Ingat bahwa judulnya akan mencerminkan abstrak – peserta akan memilih apakah mengikuti presentasi kita hanya berdasarkan judul. Selain itu, judul yang menarik lebih mungkin mempengaruhi panel seleksi.

• Ingat: sering ada batas jumlah huruf, mis. 100.

• Judul harus mencerminkan isi.

• Harus serupa dengan semboyan, mudah diingat, dan...

• Mendorong pembaca untuk ingin tahu lebih lanjut dan baca terus.

Asal tidak melebihi batas jumlah huruf, judul boleh mempunyai dua bagian seperti contohnya “HIV Stop di Sini; Putus rantai penularan”. Setelah membaca bagian pertama, diharapkan pembaca akan berhenti dan memikirkan bagian kedua. Setelah itu, pembaca lebih mungkin membaca abstrak keseluruhan. Seperti bagian abstrak yang lain, judul mungkin harus ditinjau beberapa kali, dengan diminta komentar dari rekan. Cari kata/istilah yang kuat; contoh kata kuat dari peserta, mis. perjuangan, penyangkalan, pengabdian, penggerakan. 

Masalah/Latar belakang

Abstrak harus mulai dengan pernyataan yang kuat dan jelas mengenai masalah, latar belakang, dan keadaan. Bagian ini harus merangsang dan memaksakan pikiran. Pembaca harus didesak untuk membaca sisa abstrak. Menunjukkan pada pembaca bahwa ada masalah penting, yang sesuai dengan keadaan mereka. Jangan lebih dari dua kalimat!

Proyek

Dalam bagian ini, menjelaskan secara singkat mengenai proyek, pengalaman, layanan atau penelitian. Bagian ini harus membahas bagaimana/kapan/siapa. Unsurnya:

• Strategi: bagaimana kegiatan dilakukan

• Penerapan: kegiatan apa yang dilakukan

• Sumber daya: mitra lokal, nasional, internasional, logistik

• Masalah dan solusi: hambatan atau pembatasan proyek dan bagaimana dampaknya diminimalkan

Hasil

Bagian ini kadang diberi judul ‘Pelajaran yang diambil’. Jangan ragu atau malu membahas ketidakberhasilan – justru orang lain dapat mengambil pelajaran yang lebih berharga dari masalah yang kita menghadapi. Pastikan bagian ini menghadapi yang berikut:

• Bahas aspek yang penting, dan hanya aspek yang penting. Nyatakan penemuan penting secara khusus. Sebutkan ide yang inovatif (baru) yang muncul saat hasil dianalisis

• Harus sesuai dengan judul dan bagian sebelumnya

• Dasar pengamatan langsung. Hindari pikiran atau pendapat pribadi mengenai penemuan

• Coba sampaikan hasil secara kuantitas maupun kualitas. Pakai angka bulat. Ingat bahwa tujuan utama kita adalah untuk meningkatkan mutu hidup Odha

Pelajaran yang Diambil

Sekali lagi bagian ini harus sesuai antara judul dan bagian sebelumnya.

• Hindari bagian ini menjadi ulangan hasil

• Harus praktis – ide yang dapat diterapkan secara langsung oleh pembaca

• Bahas ide untuk penyempurnaan, menghadapi masalah

• Implikasi untuk proyek baru

• Ciptakan model baru

Kesalahan umum

Membuat abstrak bukan pekerjaan yang mudah. Tetapi ada beberapa tips yang dapat membantu kita

untuk hindari kesalahan umum.

• Semua bagian harus seimbang. Jangan satu aspek terlalu ditekankan sedangkan yang lain diabaikan, mis. banyak informasi mengenai metode, tetapi sedikit mengenai hasil

• Pastikan informasi mengenai siapa, apa, kapan, di mana, bagaimana dan mengapa semuanya lengkap

• Harus ada hubungan logis antara unsurnya. Misalnya isi abstrak harus sesuai dengan judul. Harus ada ‘benang merah’

• Kesimpulan atau usulan harus didukung oleh bagian lain. Bila usulan tidak sesuai dengan apa yang digambarkan sebelumnya, pembaca akan kehilangan kepercayaan

• Hindari ‘curhat’/bercerita tentang masalah pribadi yang tidak berhubungan dengan abstrak. Contoh: tentang awal mengetahui status HIV, dll.

Agar abstrak dipilih

Biasanya ada lebih banyak orang yang mengajukan abstrak daripada ada dana untuk menghadirkannya. Penyelenggara konferensi ingin presentasinya bermutu tinggi, menarik, beraneka ragam, dan sesuai dengan tema. Jadi abstrak yang diajukan akan diskrining dan dinilai. Ada persaingan antara calon peserta untuk kursi yang tersedia. Jadi kita harus menganggap proses ini sebagai kompetisi. Apa faktor yang dapat membantu kita menang?

• Yang paling penting, upaya dasarnya harus menarik dengan prestasi yang baik

• Kita juga harus berupaya baik untuk membuat abstrak. Abstrak yang dimulai satu hari sebelum batas waktu kemungkinan tidak akan berhasil. Mulai cukup dini.

• Pastikan abstrak ditulis secara jelas, lengkap dengan semua unsur kunci, dan singkat dengan memberi masalah utama

• Abstrak yang menarik pasti lebih mungkin berhasil. Pastikan hasilnya digambarkan secara menarik

• Membuat abstrak adalah keterampilan yang akan dikembangkan melalui pelatihan. Jangan kecewa bila tidak berhasil pada awal; berupaya terus!